Privacy statement

Versie 18 november 2020

Als je kiest voor Vista Nova, weten we dat je vertrouwen in ons stelt. We zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om je privacy goed te beschermen. Op deze pagina vertellen we welke gegevens we verzamelen, waar we die voor gebruiken en hoe we ze beschermen. Zo weet je precies hoe wij werken.

Heb je toch nog vragen? Neem dan contact op via welkom@vistanova.nl. We helpen je graag verder!

1. Waarom gebruiken we je gegevens?
We gebruiken je gegevens voor de volgende doelen:

  • Om onze opleidingen, cursussen en workshops uit te kunnen voeren. Bijvoorbeeld om je cursusmateriaal te sturen, je uit te nodigen voor colleges en je voortgang te monitoren.
  • Voor onze administratie, bijvoorbeeld om je een factuur te kunnen sturen.
  • Voor marketing en communicatie. Bijvoorbeeld om je op de hoogte te houden van nieuwe producten en – als je dat wilt – onze nieuwsbrief te ontvangen.
  • Voor onze alumni-community met oud-cursisten. In deze community delen we kennis en houden we onze alumni op de hoogte van interessante ontwikkelingen binnen en buiten Vista Nova.
  • Om te kijken hoe onze website wordt bezocht. We krijgen daarbij overigens geen individuele gegevens te zijn, maar wel statistische gegevens over al onze bezoekers samen. Die gegevens zijn niet te herleiden tot individuele personen.
  • Tot slot hebben we sommige gegevens nodig om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, bijvoorbeeld de gegevens die we van de Belastingdienst moeten bewaren.

2. Om welke gegevens gaat het?
Volg je één van onze opleidingen of cursussen? Dan verzamelen we de volgende gegevens van je:

  • Naam, adres, woonplaats, telefoon en e-mailadres.
  • Gegevens van je werkgever (of een andere partij), als die factuur voor je opleiding moet ontvangen.
  • Gegevens over je voortgang tijdens de opleiding. Bijvoorbeeld over je aanwezigheid, de door jou ingeleverde dossiers en de gevolgde supervisie.
  • Betaalgegevens. Bijvoorbeeld je bankrekeningnummer en het moment waarop je je factuur hebt betaald.
  • Alle overige gegevens die je uit eigen beweging aan ons geeft, bijvoorbeeld informatie in e-mails.

Daarnaast verzamelen we in een aantal bijzondere gevallen nog de volgende gegevens van je.

  • Situatie: Als je een opleiding volgt waarvoor we moeten beoordelen of je qua opleidingsniveau en werkervaring voldoende aansluit bij de doelgroep:
    • Gegevens: je cv en de gegevens die daarin staan
  • Situatie: Als je een videocollege volgt:
    • Gegevens: beeld- en videogegevens en andere gegevens die nodig zijn om te videobellen. We nemen deze gegevens nooit op zonder toestemming en gebruiken ze alleen zo lang ze nodig zijn.
  • Situatie: Als je onze websites bezoekt:
    • Gegevens: Gegevens over je bezoek. Bijvoorbeeld je IP-adres, hoe lang je op de site blijft, welke pagina’s je bekijkt en welke documenten je hebt gedownload.

3. Hoe zit het met bijzondere persoonsgegevens
Volgens de wet zijn “bijzondere persoonsgegevens” alle gegevens die iets zeggen over bijvoorbeeld iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke voorkeur, gezondheid of seksuele leven.

In principe verwerken we geen bijzondere persoonsgegevens. Toch kan het soms voorkomen dat je cv of andere gegevens die je ons stuurt, bijzondere persoonsgegevens bevatten. In dat geval gebruiken we die gegevens alleen voor zover dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van je opleiding of je er toestemming voor geeft.

4. Welke wettelijke grondslag hebben we?
We mogen je gegevens alleen verwerken als we daar een wettelijke grondslag voor hebben. Bij Vista Nova maken we gebruik van de volgende wettelijke grondslagen:

  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst met jou of om (op jouw verzoek) maatregelen te nemen voor de sluiting van die overeenkomst. De overeenkomst is meestal de opleidingsovereenkomst.
  • De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons of één van onze opdrachtgevers rust (bijvoorbeeld onze fiscale bewaarplicht).
  • De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of van één van onze opdrachtgevers. Dat geldt bijvoorbeeld bij onze communicatie- en marketingdoeleinden.
  • Je hebt toestemming gegeven voor deze verwerking voor specifieke doeleinden. Dat is bijvoorbeeld als we je de nieuwsbrief sturen of andere informatie over onze activiteiten, terwijl je nog geen bestaande klant bent.

Gerechtvaardigde belangen
Zoals gezegd baseren we de verwerking van je persoonsgegevens bij communicatie- en marketingdoeleinden op onze gerechtvaardigde belangen. Deze zijn:

  • Het optimaal afstemmen van onze websites, apps en/of overige diensten op uw wensen en behoeften.
  • Het informeren van bestaande klanten over soortgelijke of mogelijk interessante diensten.
  • Het opbouwen en onderhouden van onze community van alumni.

Toestemming intrekken
Verwerken we je gegevens omdat je daar toestemming voor hebt gegeven? Dan kun je die toestemming altijd weer intrekken. Overigens heeft dat geen gevolgen van de rechtmatigheid van de eerdere verwerkingen.

5. Hoe lang bewaren we je gegevens?
Schrijf je je in voor een voor een workshop of korte training (korter dan drie maanden)? Dan bewaren we je NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres tot drie jaar na inschrijving. Hetzelfde geldt voor de overige gegevens die met je opleiding te maken hebben.

Schrijf je je in voor een langere opleiding? Dan bewaren we je NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres en overige gegevens over je opleiding tot drie jaar na afronding.

De gegevens op de alumnilijst (naam en contactgegevens) bewaren we tot je aangeeft niet langer op de lijst opgenomen wilt zijn. Het idee hierachter is dat we een community met al onze alumni opbouwen. Dat gaat alleen door middel van een lange termijnrelatie met de mensen die een opleiding bij ons hebben gevolgd.

De emailadressen, die we via opting-in verkregen hebben voor onze nieuwsbrieven bewaren we 7 jaar vanaf 25 mei 2018.

Factuurgegevens en kopieën van diploma’s bewaren we 7 jaar vanwege fiscale redenen.

6. Beveiligingsbeleid
We hebben goede technische en organisatorische maatregelen getroffen om je gegevens goed te beschermen.

Zo zorgen we ervoor dat onze medewerkers alleen toegang hebben tot je gegevens, als dat noodzakelijk is voor hun werk. Bijvoorbeeld als ze direct betrokken zijn bij je opleiding. Onze medewerkers hebben bovendien een geheimhoudingsovereenkomst en waar nodig een verwerkersovereenkomst getekend.

De persoonsgegevens worden alleen gedeeld binnen de organisatie en gecontracteerde verwerkers. Wij houden rekening met ‘privacy by default’, onze software werkt met ‘privacy by design’. Met de leveranciers van onze software is de betekenis van dit uitgangspunt in de samenwerkingsrelatie doorgesproken en afgestemd in verwerkersovereenkomsten.

7. Welke privacyrechten heb je?
Verwerken wij je persoonsgegevens? Dan heb je het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken. Onder omstandigheden kun je ook bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Vista Nova.

Tot slot heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van je hebben in een computerbestand naar jou of een andere, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek om één van je rechten uit te oefenen sturen naar welkom@vistanova.nl. Wij proberen zo snel mogelijk op je verzoek te reageren, maar doen dat in ieder geval binnen 4 weken.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, kunnen we je vragen een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. We raden je dan aan om gebruik te maken van de app Kopie ID van de Rijksoverheid. Met die app kun je een watermerk toevoegen en pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), documentnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart maken. Zo is de kopie goed beveiligd.

Tot slot heb je op grond van de Algemene Verordening Gegevensverwerking het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Voor meer informatie over uw privacyrechten verwijzen wij u graag naar https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten.

8. Aan wie geven we je gegevens door?
Allereerst verkopen we je gegevens nooit door aan derde partijen.
Wel kunnen we je gegevens aan onze externe medewerkers of dienstverleners (bijvoorbeeld een IT-leverancier) geven, als dat nodig is voor de doelstellingen in paragraaf 1. Dit kan zowel binnen Nederland zijn als binnen de Europese Unie (EU). Of soms ook daarbuiten.

Als we je gegevens aan een externe medewerker of dienstverlener geven, maken we altijd goede afspraken met hen over hoe ze met jouw gegevens omgaan. Over het algemeen blijven wij verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens door onze externe medewerkers of IT-leveranciers.

9. Ben je verplicht gegevens aan ons te geven?
Als je een opleiding van ons afneemt, ben je (op basis van je contract) verplicht ons de gegevens te geven die we nodig hebben voor het uitvoeren van je opleiding. Doe je dat niet, dan kunnen we niet starten of verdergaan met je opleiding.

10. Cookies
Onze website maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op je computer worden geplaatst en vergelijkbare technieken) om de website te laten functioneren en om te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken.

De door het cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website kan worden overgebracht naar eigen beveiligde servers van Vista Nova of die van een derde partij. Wij gebruiken deze informatie om bij te houden hoe onze bezoekers de website gebruiken, om rapporten over de website-activiteit op te stellen en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik.

Cookies uitzetten
De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar je kunt je browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies en services, op onze en andere websites, niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in je browser.

11. Over ons
Vista Nova is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Onze gegevens zijn:

  • Naam en rechtsvorm: Vista Nova B.V.
  • Adres: Stadsring 105, 3811 HP Amersfoort
  • E-mailadres: welkom@vistanova.nl
  • KvK: 50449281

12. Klachten, vragen en feedback
Bij vragen, klachten of feedback over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u in eerste instantie altijd bij ons terecht:

Heeft u een klacht en bent u niet tevreden met onze reactie? Dan kunt u uw klacht het beste voorleggen aan onze onafhankelijke klachtenfunctionaris, mevrouw Marly Klein. Zij is speciaal aangesteld om als externe adviseur eventuele klachten binnen Vista Nova te beoordelen. Daardoor kan ze objectief naar uw klacht kijken.

Onze klachtenfunctionaris behandelt uw gegevens strikt vertrouwelijk. Zij informeert andere personen alleen over uw klacht als u daar toestemming voor heeft gegeven of als dat noodzakelijk is voor de afhandeling van uw klacht.